פתרון מלא לחברות וארגונים לתהליכים בשילוב טפסים דיגיטליים


לפי אמרה ידועה, "בכל ביורוקרטיה, עבודת הניירת גוברת כאשר אתה מבלה יותר ויותר זמן בדיווח ופחות בעשייה״. גם הפיזיקאי הגאון אלברט איינשטיין אמר: "ביורוקרטיה היא המוות של כל יצירה בעלת ערך״. ואכן, בירוקרטיה וניירת פוגעות ביעילות שלנו כחברה והופכות אותה לפחות פרודוקטיבית ולכזו שמתעסקת בטפל במקום בעיקר. 

טפסי נייר מסורתיים הם אחת מהחולות של הבירוקרטיה. הם מצריכים תהליך ארוך ומייגע הכולל פתיחת לקוח בחברה, בניית טופס שצריך לעבור אישורים של עובדים רבים, שליחתו ללקוח, המתנה עד לקבלת הטופס בחזרה, העברת הטופס לידי גורמים נוספים על מנת לקבל את אישורם ועוד. מעבר לזמן הארוך המושקע בתהליך שליחת טופס, המידע שהלקוח ממלא עלול ללכת לאיבוד, להיעלם בתוך הניירת הרבה וכן עלולות לצוץ טעויות בשלב כתב יד של הלקוח שאינו נהיר וברור דיו. 

הפיתרון לסחבת הזו, היא לבנות בארגון הליך חדש, Workflow, של שליחת טפסים דיגיטליים. מערכת הטפסים הדיגיטליים Sogomatic, מאפשרת לכם לבנות טופס דיגיטלי נוח ולשלוח אותו בהליך מהיר, יעיל ונגיש יותר. תהליך שליחת טופס דיגיטלי כולל בניית טופס המותאם באופן אישי לצרכי החברה שלכם כך שתוכלו לשנות את מיקום השדות, להוסיף או להחסיר שדות קיימים, להוסיף כפתורי סימון, קבצים ותמונות וכו׳. לאחר בניית הטופס, מחלקת שירות הלקוחות בחברה שולחת את הטופס ישירות למחשב, לטאבלט או לטלפון הנייד של הלקוח. ניתן להעביר את הטופס באמצעות הוואטסאפ, הטלגרם, פייסבוק, באתר אינטרנט בו מפרסמים קישור ישיר לטופס, במייל וכו׳. הלקוח יכול לפתוח, למלא ולשלוח חזרה את הטופס בכל מקום ובכל זמן שירצה. 

לאחר קבלת הטופס ואישור של מנהל המכירות, הטופס עובר באופן אוטומטי למנהל הכספים הבודק את נתוני האשראי של הלקוח. הטפסים הדיגיטליים מאפשרים לקצר תהליכים ולהגיע לתוצאות הרצויות במהירות רבה יותר. בכך נחסך זמן יקר, משאבים ואנרגיה של עובדים ושל לקוחות, אין חשש לטעויות אנוש הנובעות כתוצאה מכתב יד לא ברור, והטופס הדיגיטלי מאובטח. המידע נשמר בענן ומוגן מפני שימוש של צד שלישי, כך שגם אתם בחברה וגם הלקוחות יכולים להיות בטוחים כי המידע האישי שמור היטב. אז זה הזמן שלכם להתקדם למערכת טפסים דיגיטלית ולהשאיר מאחור את הבירוקרטיה. 

קטגוריות: כללי

כתבות נוסופות