האתגר
ציטרין - תכנון, ייעוץ, ביצוע והסדרי תנועה זמניים
חברת ציטרין מעניקה לקבלנים וחברות בתחום הבנייה שירותים בתחום הסדרי התנועה והבטיחות בשטח.
האתגר שלנו היה ליצור מערכת אוטומטית, שתאפשר לנהל את הפגישות המתבצעות בשטח ואת יומן העבודה במקום אחד,
במקום להעסיק עובדים וטכנאים שיטפלו בנתונים באופן ידני.
השיטה הישנה דרשה פגישת שטח של הקבלן והלקוח לטובת הבנת הדרישות הרלוונטיות והכנת הצעת המחיר. גם החתימה על הצעת המחיר הצריכה הגעה למשרד
ההתנהלות השוטפת בפגישת השטח, שליחת החומרים לחברה לצורך תכנון וביצוע וכן הלאה, פתחה פתח לאיבוד מידע ואי הבנות עקב טעויות
אתגר נוסף היה לרכז את כלל הנתונים במקום אחד: נתוני פגישת השטח, הצעת המחיר, תוצרי מחלקת שרטוט, צילום השטח וכו׳, וכן לבצע מעקב אחר כל אחת מהמחלקות.
הפתרון
הפתרון כלל שני חלקים:
1. אוטומציה לתהליך פגישת השטח והוצאת הצעת המחיר במערכת המתקדמת של סוגומטיק.
2. מערכת מתקדמת לניהול תהליכי העבודה, המקלה הן על העובדים, הן על הלקוחות והן על חברת ציטרין.
צ'קליסט דיגיטלי הממולא בנייד על ידי הקבלן בשטח (במקום כתיבת הנתונים על דף נייר)
צ'קליסט עם כל פרטי האפיון מגיע למחלקת המכירות, לטובת ייצור הצעת המחיר בהתאם לדרישות
לאחר יצירת ההצעה, היא עולה למערכת ונשלחת כלינק ללקוח לחתימה מהירה באופן דיגיטלי
המערכת מבקשת מהלקוח לספק חומרים לטובת קידום הפרויקט, ולהעלותם לתיקיה ייעודית
קבצי הלקוח מגיעים למחלקת השרטוט בחברה באופן מיידי לצורך אישורם
החברה מקבלת את האישור ושולחת התראה לצלם זמין מתוך המאגר, להגיע לצילום השטח
הצלם מצלם את תמונות השטח מתוך המערכת, ומשתף אותן עם הגורמים הרלוונטיים בחברה
כאשר עבודת השרטוט מסתיימת, המחלקה שולחת את החומרים לאישור הלקוח והחברה
כלל המידע שנאסף מוצג בשלמותו למנהלי החברה באמצעות Dashboard מתקדם
חברת ציטרין יכלה להמשיך לעבוד עם המערכת המוכרת להם, כמו מערכת TRELLO לניהול משימות
הפלטפורמה של סוגומטיק משתלבת עם עשרות מערכות CRM שונות
המידע מוזן ישירות מערכת הנתונים של החברה
תהליך אוטומטי
01
ניהול יומן העבודה ללא התערבות החברה
בפלטפורמה אחת מתבצע תהליך עבודה הדורש מעורבות ושותפות של מחלקות רבות, ללא התערבות מנהלי החברה
תהליך אוטומטי
01
ניהול יומן העבודה ללא התערבות החברה
בפלטפורמה אחת מתבצע תהליך עבודה הדורש מעורבות ושותפות של מחלקות רבות, ללא התערבות מנהלי החברה
עבודה מהירה
02
האצת זרימת העבודה
האצת זרימת העבודה – התהליך מאפשר לחברה להאיץ את זרימת העבודה שלה על ידי מבט ממעוף הציפור על כל מסמך או הצעה שנשלחה, נצפתה או נחתמה
עבודה מהירה
02
האצת זרימת העבודה
האצת זרימת העבודה – התהליך מאפשר לחברה להאיץ את זרימת העבודה שלה על ידי מבט ממעוף הציפור על כל מסמך או הצעה שנשלחה, נצפתה או נחתמה
שיפור השירות
03
שיפור חווית השירות
המערכת מאפשרת לחברת ציטרין לנהל באופן שוטף ויעיל מאות יומני עבודה עבור לקוחות
שיפור השירות
03
שיפור חווית השירות
המערכת מאפשרת לחברת ציטרין לנהל באופן שוטף ויעיל מאות יומני עבודה עבור לקוחות
הצעת מחיר דיגיטלית
04
הצעת מחיר דיגיטלית
המערכת מאפשר להנפיק עבור כל לקוח הצעת מחיר דיגיטלית, עם אפשרות לחתימה דרך הנייד או העכבר
הצעת מחיר דיגיטלית
04
הצעת מחיר דיגיטלית
המערכת מאפשר להנפיק עבור כל לקוח הצעת מחיר דיגיטלית, עם אפשרות לחתימה דרך הנייד או העכבר
שיפור תפוקה
05
שיפור תפוקת עובדים
שימוש במערכת מוביל לעליה משמעותית בתפוקה, שכן עובדי החברה יכולים להתפנות למשימות אחרות, חשובות לא פחות
שיפור תפוקה
05
שיפור תפוקת עובדים
שימוש במערכת מוביל לעליה משמעותית בתפוקה, שכן עובדי החברה יכולים להתפנות למשימות אחרות, חשובות לא פחות
הכל קורה מהנייד
06
הכל מתבצע מהמובייל
ניתן לבצע את התהליך מכל מקום, בכל זמן, באמצעות מכשיר חכם, ולהתחבר לנתוני החברה המוצגים אונלין עם הנתונים האחרונים
הכל קורה מהנייד
06
הכל מתבצע מהמובייל
ניתן לבצע את התהליך מכל מקום, בכל זמן, באמצעות מכשיר חכם, ולהתחבר לנתוני החברה המוצגים אונלין עם הנתונים האחרונים
התוצאה
האוטומציה החכמה מספקת תועלת ברורה לחברה. החברה לא צריכה לנהל בעצמה את תהליך העבודה מול הלקוח והמחלקות השונות,
אלא התהליך מתבצע במהירות, שלב אחר שלב באופן אוטומטי, והחברה יכולה לחסוך זמן וכסף ולהצליח לטפל בכמות גדולה של לקוחות במקביל.
בנוסף, המערכת מקלה על המעקב אחר התקדמות הפרויקט, ומאפשרת להבין האם והיכן נוצר פקק בשרשרת העבודה.
150 שעות עבודה
שנחסכו בתהליך
10 תהליכים דיגיטליים
שבוצעו במקביל
חסכון של כ-20,000 ₪
בעלויות פקידי שירות ואדמיניסטרציה
גדילה של 30%
בתקופת העובדים בחברה
חברת ״ציטרין״ מצטרפת לשורה של לקוחות שנהנים מהיתרונות שמערכת סוגומטיק מספקת להם – זה מה שהם מספרים
אסף ס. | מנהל מחלקת דיגיטל, חדשנות ואטומציה
הופתענו מהקלות, הפשטות והמהירות בהקמת תהליכים דיגיטליים בארגון, היו לנו לא מעט חששות בתחילת הדרך, האם זה פרויקט מורכב ? האם זה יצליח ? איך נטמיע את התהליכים בארגון ? ההצלחה הפתיעה אותנו ברמות שלא האמנו ,המערכת נוחה, חווית המשתמש מדהימה והלקוחות החמיאו לנו על שיפור חווית המשתמש.
אייל גרשון | מנכ״ל משותף
כיום אני מנהל את קבוצת מקצועני האוטומציה ויוצא לי לעבוד עם לא מעט מערכות מורכבות ומתוחכמות ברמה הגלובלית, לאחר שהכרתי את סוגומטיק הופתעתי לגלות מערכת לניהול ותהליכים אוטומטים המתקדמת ביותר שקיימת בשוק ללא ספק! הצוות המנצח של סוגומטיק הקשיב לצרכים שלי וסיפק פתרון מושלם מא ועד ת, מומלץ מאוד!
תומר.כ | מנהל פרויקטים ו-PMO
מערכת סוגומטיק נכנסה לארגון וחוללה מהפך דיגיטלית בכל עולמות התהליכים והטפסים הדיגיטליים, ללא ספק, המערכת שיפרה את חווית הלקוח, הטמענו את המערכת גם באתר החברה ואיפשרנו ללקוחות להתחיל תהליך דיגיטלי ולקצר את המסורבלות של ניירת והדפסה, הלקוחות קיבלו גישה מהירה ונוחה לתהליך דיגיטלי ששיפר את שביעות הרצון, התהליך קל, מהיר ונגיש,אני ממליץ מאד על המערכת, ללא ספק שינוי ארגוני!
