בין אם מדובר בחתימה על מסמכי פנסיה או רכישת ביטוח חיים – כולנו נדרשים לחתום במהלך חיינו על טפסים רבים. אם יש משהו שאנשים שונאים במיוחד זה טופסולוגיה. לנסוע עד למשרדי החברה כדי לחתום על הטפסים, או לשלוח בפקס ולקוות שהמסמכים יגיעו ליעדם ולא יאבדו בין ים הניירת – אין ספק שמדובר בכאב ראש אמיתי. לא רק עבור הלקוחות, אלא גם עבור העובדים בארגון.
למרבה המזל, יש לכך פתרון קל, זמין ונוח – טפסים דיגיטליים. בשנים האחרונות טכנולוגיית הטפסים הדיגיטליים השתכללה, ויותר ויותר ארגונים מחליפים את הנייר המיושן בטפסים דיגיטליים.
אז מהם היתרונות של טפסים דיגיטליים?
מהירות
ראשית מדובר בכלי מהיר במיוחד. אין צורך לשלוח טפסים בדואר או לקבוע פגישה עם הלקוחות לצורך מילוי הטופס. כל מה שדרוש זה לשלוח את הטופס ישירות במייל או לנייד של הלקוח, שמקבל את הטופס בתוך שניות. הלקוח יכול לחתום על הטופס מכל מקום ובכל זמן ולהחזיר אותו חתום במהירות, וכך נחסך זמן יקר של הלקוחות ושל עובדי הארגון.
חיסכון כספי
הדפסה של אלפי מסמכים כרוכה בעלויות רבות. בעוד שטפסים דיגיטליים מצריכים עלות חד פעמית של הקמת הטפסים, ולאחר מכן אין כל הוצאה כספית הכרוכה בשליחתם.
התאמה לצרכי הארגון
סוגומטיק, מערכת חכמה ליצירת טפסים דיגיטליים בענן בשילוב תהליכים וחתימה דיגיטלית, מאפשרת לבצע קסטומיזציה מלאה לטפסי הארגון. בעזרת המערכת תוכלו לבצע שינויים בשדות שבטופס הדיגיטלי, לשנות את כפתורי הסימון, להוסיף קישורים, תמונות וקבצים, כפתורי רדיו ועוד. כך הטפסים מותאמים באופן אישי לצרכי הארגון שלכם.
הקבצים נשמרים בענן
הטפסים הסטנדרטיים על גבי נייר עלולים ללכת לאיבוד, להיקרע ולהתקמט עם הזמן. לעומת זאת, טפסים דיגיטליים כמו אלה שמייצרת סוגומטיק, נשמרים על גבי ענן וכך אין סכנה שייגרם נזק למסמכים או לאובדן המידע.
אבטחת מידע
סוגומטיק מייצרת טפסים דיגיטליים מאובטחים ומוגנים. המידע כולו שמור באמצעות סיסמאות ואין חשש שגורם עויין יפרוץ אליו.
איכות הסביבה
שימוש בנייר גובה מחיר כבד לאיכות הסביבה שלנו – יערות רבים נכרתים והפסולת הנערמת פוגעת בקרקע. לעומת זאת, הדפסים דיגיטליים שאינם מצריכים שימוש בנייר, שומרים על איכות הסביבה.
